Takeda
Administrative Coordinator (w/m/d)
Austria · Work style not stated · Full time
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About the role
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- EmployerTakeda
- LocationAustria
- Work styleWork style not stated
- Employment typeFull time
- Employer posted
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Job Description
People First – Bei Takeda setzen wir uns dafür ein, die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Menschen zu verbessern und ihnen eine bessere Zukunft zu ermöglichen. Es ist unsere Leidenschaft, die jede Aufgabe mit Sinn erfüllt. Unsere Mitarbeitenden sind das Herz von Takeda.
Takeda engagiert sich für pharmazeutische Innovationen und den Kampf gegen Krankheiten, für die es derzeit noch keine Heilung gibt. Gleichzeitig erweitern wir kontinuierlich unser Engagement in neue Therapie- und Behandlungsgebiete. Dabei stellen wir stets den Menschen in den Mittelpunkt und fördern unsere Mitarbeitenden, damit jede und jeder das volle Potenzial entfalten kann. Wir suchen Kolleginnen und Kollegen mit den richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen, die gemeinsam mit uns die Qualität des Wertvollsten verbessern möchten, das wir kennen: das Leben.
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Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir derzeit eine/n Administrative Coordinator (w/m/d) in Vollzeit und unbefristeter Anstellung.
Die Rolle in einem Satz
Du sorgst dafür, dass unser Team und unsere Führungskräfte effizient arbeiten können. Du hältst den Betrieb am Laufen, schaffst Struktur in komplexen Situationen und bist oft die erste Anlaufstelle, wenn schnelle Unterstützung gefragt ist.
Worauf es wirklich ankommt
Schnelle Verfügbarkeit und Lösungsorientierung
Erfolgreiche Administrative Assistants zeichnen sich nicht nur durch Organisationstalent aus, sondern vor allem durch ihre Verlässlichkeit und schnelle Reaktionsfähigkeit.
- Du bist erreichbar, wenn Unterstützung benötigt wird.
- Du erkennst frühzeitig, wo Handlungsbedarf besteht.
- Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern denkst mit und voraus.
- Du findest pragmatische Lösungen und hilfst dabei, Hindernisse rasch aus dem Weg zu räumen.
- Du behältst auch in hektischen Phasen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.
Das ist dein Beitrag im Alltag
Organisation und Koordination
- Sicherstellen eines reibungslosen Büroalltags
- Verwaltung von Büromaterialien und Ressourcen
- Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Abläufen
- Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben
Administrative Exzellenz
- Pflege und Eingabe von Daten in digitale Systeme
- Rechnungsbearbeitung und Budgetunterstützung
- Erstellung professioneller Dokumente und Präsentationen
- Sicherstellung von Qualität, Genauigkeit und Vertraulichkeit
Unterstützung von Führungskräften
- Proaktive Unterstützung bei operativen und strategischen Themen
- Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Besprechungen
- Selbstständige Bearbeitung komplexer Aufgabenstellungen
- Professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
Kommunikation und Stakeholder Management
- Freundliche und professionelle Kommunikation nach innen und außen
- Koordination mit internen und externen Stakeholdern
- Unterstützung bei anspruchsvollen Abstimmungen
- Repräsentation von Takeda-Werten in allen Interaktionen
Was gute Administrative Assistants auszeichnet
- Hohe Eigenständigkeit
- Ausgeprägte Serviceorientierung
- Schnelle Reaktionsfähigkeit
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Starkes Organisationstalent
- Souveränität auch unter Zeitdruck
- Hohe Detailgenauigkeit
- Professionelles Auftreten
- Freude an Zusammenarbeit und Unterstützung anderer
Erfolg in dieser Rolle bedeutet
Du bist die Person, auf die man sich verlassen kann. Du schaffst Struktur, wo Komplexität entsteht. Du hältst Themen in Bewegung, bevor sie zum Problem werden. Durch deine schnelle Verfügbarkeit, dein Mitdenken und deine Lösungsorientierung ermöglichst du Führungskräften und Teams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Dein Beitrag wird oft hinter den Kulissen erbracht, macht aber einen sichtbaren Unterschied für den Erfolg unserer Organisation. Wir arbeiten im Konzernumfeld und am österreichischen Markt, daher sind sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift Voraussetzung.
Wir suchen keine klassische Assistenz, die Aufgaben verwaltet. Wir suchen jemanden, der den Überblick behält, vorausdenkt, schnell unterstützt und als verlässlicher Partner den Unterschied macht.
Für diese wichtige und verantwortungsvolle Position beträgt das Mindestgehalt EUR 3.463,06 brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis gemäß Kollektivvertrag der chemischen Industrie). Das tatsächliche Vergütungspaket wird entsprechend Ihrer Berufserfahrung und Qualifikation festgelegt.
Locations
Vienna, Austria
Worker Type
Employee
Worker Sub-Type
Regular
Time Type
Full time
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Staying safe while you apply
- Never pay to apply, interview or accept an offer. ROLIVA never asks you for payment to apply to a job.
- Apply only through the official “Apply on the employer’s site” button, on the employer’s own site, and check that a recruiter’s email uses that employer’s own domain rather than a free email address.
- Be cautious of an offer made with no real interview, or pressure to decide quickly or share financial details early.
Does something look wrong with this listing? Use “Report broken link” in the role details, or read ROLIVA’s full job-safety guidance ↗.
Preparing for this role with ROLIVA
- Check the fit.
Compare the requirements with the experience you have confirmed, including gaps.
- Prepare honestly.
Build interview stories and application drafts from your own evidence.
- Keep track.
Save the role and record your own application status and follow-ups.
At a glance
- Employment typeFull time
- Employer posted
- Added to ROLIVA
- Last checked
Skills in this posting
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